Garbage in = garbage out: hoe (on)betrouwbaar is jouw informatie?

“Alsjeblieft. Dit is wat ik heb kunnen vinden.” Een van de deelnemers aan Vensters voor bedrijfsvoering had een antwoord gezocht op de vraag: hoeveel medewerkers zijn er in dienst in jouw organisatie? We ontvingen vijf verschillende documenten via de mail. Met vijf verschillende soorten cijfers over het aantal medewerkers. En zelf wist de deelnemer niet goed welke cijfers nu het meest betrouwbaar waren. “Gebruik maar die in het jaarverslag, want die hanteren we ook naar buiten.”

Je zou zeggen dat een ogenschijnlijk eenvoudige vraag over het aantal medewerkers voor iedere HR-professional makkelijk te beantwoorden zou moeten zijn. Dat is dus niet altijd zo, blijkt. Het voorbeeld hierboven is geen uitzondering. In de Vensters-praktijk zien wij dat het voor handen hebben van echt betrouwbare informatie soms simpelweg lastig is.

De waarde van correcte informatie

De hierboven geschetste praktijksituatie is enerzijds zeer onhandig in het kader van de nieuwe privacywet (de AVG), want met welk doel sla je die informatie op al die verschillende plekken op? Anderzijds ligt hier een veel urgenter vraagstuk aan ten grondslag: waarom hanteren veel organisaties nog altijd niet één logische plek voor het opslaan van informatie? In een tijd waarin we steeds meer doen met informatie, is de waarde van correcte informatie enorm en is onbetrouwbare dan wel incorrecte informatie waardeloos. Zeker nu publieke organisaties in toenemende mate aan de slag gaan met open data en big data, datagedreven beslissingen willen nemen en complexe uitdagingen zoals de Omgevingswet aangaan. Voor al deze ontwikkelingen bestaat het risico van garbage in = garbage out. Dat moeten we te allen tijde zien te voorkomen. Zeker wanneer het informatie betreft die we voor dienstverlening hanteren of met derden delen. Op basis waarvan stel je bijvoorbeeld een begroting of jaarverslag op? Of hoe weet je of je voldoende of onvoldoende capaciteit hebt? Kloppen de cijfers wel, als je niet zeker bent of de input goed is?

Hoe maak je de omslag naar betrouwbare informatie?

Organisaties moeten dus een omslag maken naar betrouwbare, correcte informatie. Hoe? Het antwoord is wellicht een open deur: door te stoppen met het meervoudig registreren, verzamelen en verwerken van informatie. Dan maak je grote stappen in de betrouwbaarheid van uw eigen gegevens. Dat is zowel zinvol voor de samenleving, als voor jouzelf als manager. Op basis van correcte data stuur je immers veel nauwkeuriger. En denk aan de kostbare tijd die je als organisatie bespaart als niet langer verschillende mensen op verschillende plekken dezelfde gegevens opslaan. Vensters voor bedrijfsvoering heeft er (nog) geen indicator voor, maar we durven dit te stellen: je realiseert een aanzienlijk grotere tijdwinst als je niet langer op vijf verschillende plekken gegevens registreert en gebruikt, dan wanneer je het ziekteverzuim met 2 procent verlaagt. Uiteraard zijn beide interventies van belang, maar kritisch naar de kwaliteit kijken van de eigen informatie mag best meer aandacht krijgen.

En die deelnemer met de vijf personeelsregistraties? Soms is het goed dat de schoen wringt, want dit voorval leidde tot het goede gesprek en vooral de juiste managementinterventies. Deze deelnemer hanteert voortaan nog maar één centraal bestand voor de registratie van medewerkers.

Door: Eelke Horselenberg, adviseur Vensters en VNG

geschreven door:Eelke Horselenberg